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公司法務(wù)需要對(duì)合同法非常熟悉，對(duì)公司的常見(jiàn)業(yè)務(wù)的合同文本有充足的研究和明確的認(rèn)識(shí)，要對(duì)合同所涉及到的公司業(yè)務(wù)知識(shí)做到了解，才能根據(jù)實(shí)際情況審核合同，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，并向公司高層提出可行的經(jīng)營(yíng)性建議。
一、與業(yè)務(wù)人員充分交流
公司法務(wù)人員在收到合同審核任務(wù)后，首先應(yīng)當(dāng)與合同業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，這樣的交流對(duì)合同審核工作的幫助是多方面的。業(yè)務(wù)人員對(duì)合同的介紹包括：
1、合同緊急程度和重要性；
2、合同所涉業(yè)務(wù)是成熟模式還是首次嘗試的說(shuō)明；
3、對(duì)合同當(dāng)事人情況的說(shuō)明、誰(shuí)是強(qiáng)勢(shì)一方的判斷；
4、合同談判甚至是前期執(zhí)行情況的介紹以及按要求應(yīng)提供的合同背景資料；
5、詢問(wèn)業(yè)務(wù)人員對(duì)合同內(nèi)容的擔(dān)心和疑問(wèn)。
這些都會(huì)在不同程度上增進(jìn)法務(wù)人員對(duì)合同業(yè)務(wù)的了解，指明法務(wù)人員在其審核意見(jiàn)中需要重點(diǎn)分析和解決的問(wèn)題，保證了最終的審核意見(jiàn)能夠貼近業(yè)務(wù)實(shí)際。
二、檢索以往相同或類(lèi)似業(yè)務(wù)合同的審核檔案，掌握續(xù)簽優(yōu)惠和避免重復(fù)簽約
公司法務(wù)人員在審核合同時(shí)，可以在部門(mén)檔案中檢索以往相同或類(lèi)似業(yè)務(wù)合同的審核檔案。
1、如果是合同續(xù)簽，檢查本次續(xù)簽的合同與原合同有什么區(qū)別，法務(wù)人員對(duì)原合同的法律意見(jiàn)是什么，送審單位是否采納了法務(wù)人員的意見(jiàn)，若我方作為付款方，是否獲得了續(xù)簽優(yōu)惠；
2、如果不是合同續(xù)簽，則要審查是否存在就同一業(yè)務(wù)重復(fù)簽約的情況，是否違反原合同中關(guān)于排他性合作的約定。
檢索以往相同或類(lèi)似業(yè)務(wù)合同的審核檔案，不單可以避免重復(fù)簽約的情況，而且可以在本次審核意見(jiàn)中引用以往法務(wù)人員的工作成果，提高審核效率，穩(wěn)定審核質(zhì)量，體現(xiàn)審核意見(jiàn)的延續(xù)性，保證審核意見(jiàn)的一致性。
三、審查合同內(nèi)容和流程的合規(guī)性
（一）合法性審查：對(duì)合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律的審查。
1、當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所：
（1）審主體：三證，特許經(jīng)營(yíng)的，還要求對(duì)方有相應(yīng)的資質(zhì)、許可。
（2）審注冊(cè)資本：對(duì)方是否有締約能力？對(duì)方承擔(dān)責(zé)任的能力如何？
（3）審經(jīng)營(yíng)范圍：是否超過(guò)對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍？
2、標(biāo)的：法律對(duì)該標(biāo)的是否有特別的規(guī)定。禁止流通物？限制流通物？其他。
3、合同簽訂形式
看合同是否需要以招標(biāo)、拍賣(mài)等特殊的方式締結(jié)，尤其是一些建筑工程合同、土地出讓合同和政府采購(gòu)都可能涉及特殊的和創(chuàng)始簽訂方式。
（二）合規(guī)性檢查：對(duì)合同的內(nèi)容和流程是否符合公司的各項(xiàng)內(nèi)部制度規(guī)定。
集團(tuán)對(duì)主要業(yè)務(wù)和主要流程均有內(nèi)部管理規(guī)定的，法務(wù)人員要注意對(duì)合同的合規(guī)性進(jìn)行審查，要如熟悉法條一樣熟悉企業(yè)的內(nèi)部制度。
（三）實(shí)踐性審查：對(duì)合同的各方面的實(shí)際操作性進(jìn)行審查，以求貼合實(shí)際要求。
1、標(biāo)的：
（1）約定要求詳細(xì)、明確，做到指向?qū)ο缶唧w，比如房屋買(mǎi)賣(mài)，食品衛(wèi)生檢疫。
（2）對(duì)合同標(biāo)的為貨物買(mǎi)賣(mài)的，一定要寫(xiě)明貨物的名稱、品牌、計(jì)量單位和價(jià)格。
（3）對(duì)合同標(biāo)的是提供服務(wù)的，一定要寫(xiě)明服務(wù)的質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)或效果要求等。否則，一旦糾紛產(chǎn)生，往往就造成“合同約定不明”的狀況。
2、數(shù)量：是否具體，計(jì)量單位是否明確。
3、質(zhì)量：
（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具體、可行。
（2）驗(yàn)收方式，雙方出具書(shū)面的驗(yàn)收材料等。
（3）質(zhì)量保證，可以要求對(duì)方提供相應(yīng)的保證。
對(duì)合同標(biāo)的物符合國(guó)家各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）的審查。這種審查主要是幫助企業(yè)對(duì)對(duì)方產(chǎn)品質(zhì)量的一種表面化理解。企業(yè)不應(yīng)該只相信對(duì)方提供的各類(lèi)許可證和證件，而應(yīng)根據(jù)對(duì)方提供的相關(guān)證件，通過(guò)電話咨詢、委托異地審查或者實(shí)地考察等方式予以實(shí)際審核。
4、價(jià)款或者報(bào)酬：金額大小寫(xiě)規(guī)范，支付期限明確，逾期不履行的后果。
5、履行期限、地點(diǎn)和方式：
（1）期限地點(diǎn)方式是否明確，是否公平合理。
（2）履行方式一定要具有可操作性。
（3）不可抗力、合同保密、技術(shù)開(kāi)發(fā)、根據(jù)實(shí)際情況都要有約定。
6、違約責(zé)任；需要對(duì)潛在的糾紛有較全面的預(yù)測(cè)，審查違約責(zé)任是否與潛在的違約形態(tài)相對(duì)應(yīng)，是否具有實(shí)踐性。
7、解決爭(zhēng)議的方法：是否有約定，約定是否對(duì)我方有利。由于我國(guó)的地方保護(hù)主義嚴(yán)重，往往寧可在其他條款上妥協(xié)，也要取得有力的管轄權(quán)的約定。
四、從企業(yè)內(nèi)控的角度審查業(yè)務(wù)，從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度提出建議
公司的法務(wù)部門(mén)是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控的職能部門(mén)。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控不單單是企業(yè)外部交易風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和化解，也包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部違規(guī)違紀(jì)等事項(xiàng)的發(fā)現(xiàn)和追究。
在審核某工程項(xiàng)目的《施工合同》時(shí)，從業(yè)務(wù)人員的介紹中得知《施工合同》所涉工程已基本完工。據(jù)此，可以判斷本工程項(xiàng)目明顯存在合同倒簽的非正常操作。審查人在審查意見(jiàn)中指出合同倒簽直接違反了企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定，使得工程項(xiàng)目管理、工程造價(jià)管理、工程合同管理的功能大大降低，造成對(duì)項(xiàng)目實(shí)際操作人員的監(jiān)督缺乏依據(jù)，容易引發(fā)糾紛和腐敗行為。
此外，若有可能法務(wù)人員也可以從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度為合同業(yè)務(wù)提供改善建議。例如，在審核捐贈(zèng)合同時(shí)，建議變直接捐贈(zèng)為間接捐贈(zèng)，采用向法律明確規(guī)定的社會(huì)團(tuán)體捐贈(zèng)并指明用途的方式，既實(shí)現(xiàn)了對(duì)特定對(duì)象的捐贈(zèng)，又獲取了稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的可以用于申報(bào)納稅扣除的捐贈(zèng)收據(jù)。
資信調(diào)查：可以通過(guò)信函、電報(bào)、電話或者直接派人對(duì)對(duì)方資信情況進(jìn)行調(diào)查，也可以通過(guò)使館、對(duì)方所在地的工商管理部門(mén)、律師所、行業(yè)協(xié)會(huì)、合作過(guò)的伙伴等，了解其是否講信用，有無(wú)支付能力和財(cái)產(chǎn)擔(dān)保等。
五、合同原件的保管
合同的原件保管是非常重要的，這不但是合同履行的必要條件，更是索賠的最直接最有力的原始證據(jù)。
如果企業(yè)把合同的原件弄丟，則會(huì)給企業(yè)索賠造成非常被動(dòng)的局面，甚至?xí)?dǎo)致無(wú)法進(jìn)行索賠。合同原件保管期限越長(zhǎng)越好，最短不應(yīng)少于合同履行完畢之日起2年，因?yàn)槊袷录m紛訴訟時(shí)效為2年。對(duì)于重要的設(shè)備、工程安裝、工程施工合同等保管期限至少應(yīng)等于或大于它的使用年限。
六、重大合同：重點(diǎn)審核和管理。
1、一般地說(shuō)，企業(yè)的重大合同主要有：
合作發(fā)展合同、企業(yè)購(gòu)并合同、聯(lián)營(yíng)合同、獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)與交易合同、金額巨大的購(gòu)銷(xiāo)合同等。
2、重大合同簽訂之前，應(yīng)派遣考察團(tuán)進(jìn)行考察。
考察團(tuán)：企業(yè)高級(jí)管理人員+主管負(fù)責(zé)人+專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員+法律人士+財(cái)務(wù)人員等的綜合組成。
考察內(nèi)容：
（1)對(duì)對(duì)方的各類(lèi)證件、資質(zhì)和財(cái)務(wù)報(bào)表等進(jìn)行仔細(xì)的審查；
（2)去法院調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在訴訟案件；
（3)去工商行政管理局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)的年檢注冊(cè)和歷年的獎(jiǎng)罰情況；
（4)去土地管理部門(mén)和房屋管理部門(mén)調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在不動(dòng)產(chǎn)的抵押擔(dān)保；
（5)去稅務(wù)局調(diào)查核實(shí)該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費(fèi)或者是否還有稅費(fèi)沒(méi)有及時(shí)上繳情況；
（6)去環(huán)保局調(diào)查核實(shí)是否存在嚴(yán)重污染環(huán)境的行為等。
當(dāng)然，以上幾個(gè)方面的調(diào)查核實(shí)，因合同的內(nèi)容側(cè)重也就不同。比如說(shuō)，如果是合作發(fā)展項(xiàng)目，那么對(duì)繳納稅費(fèi)的情況調(diào)查是必要的；如果是引進(jìn)生產(chǎn)線，那么對(duì)該生產(chǎn)線的環(huán)保限制調(diào)查必須要詳細(xì)化。如果是房地產(chǎn)項(xiàng)目合作開(kāi)發(fā)，那么對(duì)該房地產(chǎn)項(xiàng)目的土地審批的相關(guān)手續(xù)是否齊全和是否設(shè)立過(guò)抵押擔(dān)保的調(diào)查則要盡可能詳細(xì)。
3、由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，因此，在簽訂合同過(guò)程中，一定要把這些合同挑出來(lái)，做為合同的重點(diǎn)審核和管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都應(yīng)有法務(wù)部門(mén)的主要人員的參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
